Legalizzazione documenti

La legalizzazione certifica ufficialmente che il documento è autentico, riconoscendo l’autorità e la firma del funzionario che lo ha firmato, poiché questa è stata precedentemente depositata presso l’organo competente.

La mancanza della legalizzazione comporta quindi che l’atto, pur essendo valido ed efficace nel paese che lo ha emesso, non può produrre effetti nel paese di destinazione.

I documenti formati in Italia e da valere all’estero devono essere legalizzati dagli organi competenti italiani (Procura della Repubblica, Camera di Commercio o Prefettura).    La Procura legalizza documenti firmati dai Notai, dai Funzionari di Cancelleria e dagli Ufficiali Giudiziari. Ad es: atti societari, cert. del Casellario, traduzioni asseverate etc.   La  Camera di Commercio legalizza i documenti firmati dai Funzionari camerali come i certificati d’origine, le fatture, le dichiarazioni societarie, i cert. di libera vendita etc.    La Prefettura o Ufficio Territoriale del Governo (U.T.G.), per delega del Ministero degli Affari Esteri, provvede alla legalizzazione delle firme su atti formati in Italia e all’Estero. Ad esempio i certificati emessi dai Comuni, dalle ASL, da Istituti scolastici o universitari ma anche certificazioni emesse dai Consolati esteri in Italia.  Se il documento è destinato all’estero, la firma del funzionario di uno dei tre enti  viene legalizzata dal Consolato in Italia del paese dove è destinato il documento. In base all’utilizzo può essere necessaria la traduzione asseverata del testo italiano in una lingua straniera.

I documenti formati all’estero da valere in Italia devono essere legalizzati dalle rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all’estero; essendo redatti in lingua straniera dovranno essere accompagnati da una traduzione asseverata in italiano.

I documenti formati da rappresentanze diplomatiche o consolari estere residenti nello Stato italiano sono considerati atti stranieri e devono quindi essere legalizzati dalla Prefettura;

Sono esenti dalla legalizzazione della firma gli atti formati in Italia o all’estero e destinati a uno dei Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aja del 5/10/1961  (consulta il sito ufficiale  https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41 ).   La condizione è che rechino l’”Apostille”, un timbro speciale attestante l’autenticità del documento e della firma dell’Autorità  che lo ha rilasciato.

Sono esenti da legalizzazione in base alla Convenzione di Londra del 7/6/1968 anche gli atti redatti dai rappresentanti diplomatici e consolari dei seguenti Paesi: Austria, Cipro, Estonia, Francia, Germania, Gran Bretagna, Grecia, Irlanda, Liechtenstein, Lussemburgo, Norvegia, Olanda, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Repubblica Moldova, Romania, Spagna, Svezia, Svizzera, Turchia.

Ai sensi della Convenzione di Bruxelles del 25/5/1987,  é stata infine soppressa fra Belgio, Danimarca, Francia, Irlanda, Italia ogni forma di legalizzazione o qualsiasi altra formalità equivalente o analoga.

ProExport offre consulenza e assistenza per la legalizzazione di documenti presso le Prefetture, le Procure dei Tribunali,  presso le Rappresentanze straniere presenti in Italia e in particolare: Milano, Roma, Torino, Brescia, Venezia, Trieste, Genova, Bologna, Firenze, Napoli, Bari, Palermo.

Ogni Paese ha le proprie disposizioni: consulta le schede sotto.